Tiekėjų vertinimo sistema – tai viena svarbiausių funkcijų, norint užtikrinti savo parduodamų prekių kokybę. Ši sistema leidžia stebėti, kaip laikomasi sutartyse aptartų sąlygų, taip pat ji padeda optimizuoti tiekėjų atrankos procesą. Šiame straipsnyje pristatysime tiekėjų vertinimo sistemą, pasiūlysime būdus, kaip ją įsidiegti, pateiksime konkrečių pavyzdžių iš transportavimo srities.
Kas tai?
Tiekėjų vertinimo sistema (angl. Scorecard) – tai įmonės įsidiegtas įrankis, naudojamas savo tiekėjų veiklos našumui įvertinti. Tiekimo grandinės valdyme šie rodikliai gali būti naudojami skirtingų tiekėjų veiklos rezultatams palyginti, kad įmonėms būtų lengviau nuspręsti, kurį tiekėją konkrečiai prekei ar paslaugai pasirinkti.
Ši informacija taip pat gali būti naudojama priimant pagrįstus sprendimus, kai verslui, sudarant sutartis dėl paslaugų lygio ir kainų už prekes ar paslaugas, reikia išsiaiškinti, kokią dalį skirti tiekėjui. Naudojantis šia sistema, galima tinkamai atsirinkti tuos tiekėjus, kurie geriausiai atitinka jūsų klientų keliamus reikalavimus.
Pavyzdžiui, jeigu turite klientą Suomijoje, kuriam ypač svarbus pristatymas laiku, tuomet šio kliento aptarnavimui jūs renkatės tokį vežėją, kuris šiame regione gali garantuoti aukščiausius rezultatus. Taip sumažinsite riziką. Dar viena situacija. Tarkime, jūs pasirašote sutartį su mažiausios kainos logistikos paslaugų teikėju, tačiau, naudodamiesi tiekėjų vertinimo sistema, pastebite, kad jis dažnai vėluoja pasikrauti krovinius ir juos laiku pristatyti. Tokiu atveju galima įsivertinti, ar mokama kaina tikrai adekvati jūsų poreikiams.
Kaip susikurti tiekėjo vertinimo sistemą?
Aptarsime žingsnius, padėsiančius susikurti šią sistemą. Kaip pavyzdį naudosime transporto paslaugų tiekėją.
1. Nusistatykite veiklos indikatorius (angl. KPI)
Pirmas žingsnis – nustatyti, kurie veiklos indikatoriai yra svarbiausi, nes kiekvienoje organizacijoje jie gali skirtis. Pagrindinė rekomendacija – nebandyti įsidiegti visų įmanomų rodiklių, geriau pasirinkime tuos, kurie yra svarbiausi jūsų verslui.
Pirmiausia susėskite su savo komanda ir išsiaiškinkite, kuriuos KPI būtų svarbiausia stebėti, apsvarstykite savo verslo tikslus (pvz., ar jūs pozicionuojate save kaip pigiausią prekių ir paslaugų teikėją, ar „Premium“ lygio). Kartu būtų naudinga atlikti konkurentų analizę, nes taip galėsite identifikuoti sritis, kurias norėtumėte tobulinti.
Siūlytume vertinti šiuos transporto rodiklius: pasikrovimas laiku, užsakyto krovinio pristatymas laiku, pilnai ir nepažeisto (angl. On Time in Full), pažeistų krovinių kiekis bei transportavimo kaina.
Numačius svarbiausius jūsų organizacijai verslo tikslus ir KPI, kiekvienam iš jų turite nustatyti slenksčius arba tikslus. Pavyzdžiui, galite išsikelti 98% pristatymo laiku ir 99% nepažeistų krovinių rodiklius tikslą. Norėdami matyti visapusišką tiekėjų veiklos vaizdą, turite nustatyti kiekvieno KPI matavimo laikotarpį, kuris gali būti vykdomas kas mėnesį, ketvirtį arba metus. Svarbu reguliariai peržiūrėti savo KPI, kad įsitikintumėte, jog jie vis dar aktualūs ir jūsų tiekėjai atitinka arba viršija jūsų tikslus.
2. Duomenų surinkimas
Antras žingsnis – duomenų surinkimas. Šioje vietoje labai svarbu išsiaiškinti, iš kur gausite duomenis, kas juos perduos bei kas bus atsakingas už jų tikslumą. Duomenis galima rinkti rankiniu būdu. Žinoma, tai nėra pats geriausias variantas, nes gali įsivelti klaidų, o kartu tai yra laikui imlus procesas. Daug geriau įsidiegti technologinius matomumo sprendimus, kurie padėtų automatiškai rinkti šiuos duomenis. Tačiau net ir naudojant technologinius sprendimus, visuomet reikės įdėti pastangų, kad jie būtų teisingi, bet tai daug paprastesnis variantas.
Jei neturite galimybių patys rinkti šių duomenų, visada galite susisiekti su tiekėjais ir paprašyti jų pagalbos. Dauguma tiekėjų mielai teikia duomenis, jei tai reiškia, kad jie gali pagerinti savo veiklą, palaikyti gerus santykius ir plėsti savo verslą su jumis. Tačiau tokiu atveju, norint būti tikriems, kad duomenys yra teisingi, tikrinimo procesus pravartu pasiruošti įmonėje. Pasidalinsime nuoroda, kur rasite pavyzdžių, kaip atrodo tiekėjų vertinimo kortelės, ją rasite čia.
3. Naudokite šį įrankį komunikuodami su tiekėjais
Svarbu, kad tiekėjų vertinimas netaptų vienkartine veikla. Tai turi būti nuolatinis procesas, reguliariai peržiūrimas ir atnaujinamas. Vykdant šį procesą, svarbu palaikyti atvirą ryšį su tiekėjais. Jie turėtų žinoti jūsų stebimus KPI, kad suprastų, kur būtina pasitempti. Geroji praktika įvyks, kai jūs susitikimo metu pasidalinsite su tiekėjais praėjusio mėnesio rezultatais ir vertinimu. Šie susitikimai padės gerinti veiklos kokybę ir tuo pačiu, kai derinsite kainas ateinantiems metams, galėsite drąsiau prašyti nuolaidų, arba atvirkščiai, būsite tikri, kad kaina, kurią mokate, atitinka jūsų keliamus reikalavimus.
4. Keletas patarimų, siekiant maksimalaus rezultato
Pokyčius pradėkite nuo mažų žingsnių. Pradėkite sekti vieną svarbiausią veiklos indikatorių. Kai įgusite ir būsite tikri, kad informacija yra tiksli, prijunkite daugiau. Įsitikinkite, ar jūsų pasirinkti indikatoriai yra konkretūs, tada juos galėsite išsimatuoti patys arba su partnerių pagalba.
Jeigu pastebėjote, kad pasirinkti vertinimo kriterijai netinka konkrečiai jūsų situacijai, žinokite, kad juos visuomet galite pakeisti kitais. Naudokite šį įrankį kaip būdą nuolatiniam įmonės veiklos ir komunikacijos tarp skirtingų jos padalinių tobulinimui.
Į sutartis įtraukite motyvacines ir drausmines priemones, kurios būtų susisietos su vertinimo balu arba konkrečių veiklos rodiklių pasiekimu arba neįvykdymu. Taip užtikrinsite, kad visos pusės bus suinteresuotos siekti aukščiausių rezultatų.
Išvados
Apibendrindami norime akcentuoti, kad nors tiekėjų vertinimo sistema yra paprastai sukuriama, tačiau ypač naudingas įrankis. Pradėjusios juo naudotis, įmonės greitai pastebi žymų užsakymų vykdymo kokybės pagerėjimą. Nors daugelis planuojančių diegtis šią sistemą susiduria su svarstymais, kad tokia papildoma kontrolė kenkia santykiams su tiekėjais, tačiau užsienio įmonių patirtis rodo, kad santykiai tik pagerėja, nes, atsitikus nenumatytoms situacijoms, išvengiama emocinio situacijos aiškinimosi ir iš karto pereinama prie faktų kalbos.
