Vasara – ne vien atostogų džiaugsmai, bet ir rimtų iššūkių metas. Tyrimai rodo, kad net 8 iš 10 darbuotojų vasarą turi pavaduoti atostogaujančius kolegas, o dėl pavadavimo jų darbo krūvis padidėja 26–50%. Paradoksalu, bet logistikoje šiltasis sezonas kartais karštesnis ne tik dėl oro, bet ir dėl darbų tempo – juk klientų poreikiai niekur nedingsta.
Pavadavimas – stresas abiem pusėms. Kai vieni kolegos mėgaujasi pelnytu poilsiu, kitiems tenka dviguba atsakomybė, kad darbo ritmas nesutriktų. Įprasta, kad atostogaujančiojo darbai tiesiog padalijami likusiems komandos nariams. Tai gali kelti įtampą tiek išeinančiam atostogauti (jam rūpi, ar viskas bus atlikta tinkamai), tiek perimančiam darbus (jam tenka greitai perprasti papildomas užduotis). Dar sudėtingiau, jei įmonėje nėra aiškios pavadavimo tvarkos – tuomet improvizacija neišvengiama.
Praktiniai patarimai sklandžiam pavadavimui
Planuokite iš anksto
Gerokai prieš atostogas skirkite laiko darbų perdavimo pokalbiui: aptarkite, kokios užduotys ir projektai bus perduodami, kokie jų prioritetai, kas gali palaukti iki kolegos grįžimo. Aiškiai suderinkite lūkesčius – taip abu jausitės ramiau.
Dokumentuokite svarbią informaciją
Paruoškite trumpą perdavimo dokumentą ar užduočių sąrašą. Surašykite pagrindines užduotis, terminus, svarbius kontaktus, prisijungimus prie sistemų – visa, ko kolegai gali prireikti jūsų nebuvimo metu. Įsitikinkite, kad dokumentai lengvai prieinami, o atsakingi asmenys žino, kur jų ieškoti.
Apibrėžkite atsakomybes
Darbuotojams ir vadovams verta aiškiai sutarti, kas perima už ką atsakomybę atostogų laikotarpiu. Jei reikia, paskirstykite užduotis per kelis žmones, kad vienam netektų nepakeliamas krūvis. Aiški pavadavimo schema padės išvengti nesusipratimų ir darbo dubliavimo.
Bendradarbiaukite ir būkite empatiški
Pavadavimas – komandinis sportas. Perimantis kolega neturėtų bijoti paprašyti pagalbos ar patarimo iš kitų, kai to reikia. O atostogaujantysis gali palengvinti situaciją palikdamas nuorodas ar patarimus. Svarbiausia – suprasti, kad visi esame žmonės. Juk niekas nenori gauti darbo skambučių, gulėdamas paplūdimyje.Tad gerbkime vieni kitų laiką.
Įvertinkite pastangas
Grįžę iš atostogų, padėkokite kolegai, kuris jus pavadavo. Nuoširdi padėka ar net mažas simbolinis dėmesys (pvz., lauktuvės) padeda kurti teigiamą atmosferą komandoje. Juk gera komandos dvasia – geriausias vaistas prieš bet kokius vasaros iššūkius.
Nepamirškime – vasara darbe gali būti intensyvi, tačiau iš anksto pasiruošus ir palaikant vieni kitus, galima išvengti didelio streso.
