Planavimas logistinėse operacijose užima labai svarbią vietą, o dėl sparčiai besikeičiančios pasiūlos ir paklausos tikrai nėra lengva viską tinkamai padaryti. Apie šią funkciją yra įvairių nuomonių, todėl nenuostabu, kad nemažai įmonių nusprendžia vadovautis „ad-hoc“ metodais, kurie gali lemti klaidas ir nenumatytas išlaidas. Šiame straipsnyje identifikuosime pagrindines logistikos planavimo klaidas bei pateiksime patarimų, kaip jų išvengti.
Planavimo svarba logistikos operacijose
Kadangi pokyčiai logistikoje vyksta nepaprastai greitai, jos procesų planavimas kai kam gali asocijuotis su kažkokia atgyvenusia vadybos teorija. Yra manančių, kad daug pažangesnis sprendimas – įvairūs „čia ir dabar“ paremti metodai. Tačiau, patikėkite, taip nėra. Žinoma, visko suplanuoti neįmanoma, tačiau tai nereiškia, kad planuoti nereikia. Svarbu suprasti, jog be tinkamo plano nebus įmanoma užtikrinti produktų ir žaliavų tiekimo nustatytu laiku, o tai generuoja nuostolius ir mažina klientų pasitenkinimą kompanija. Taip pat, kai neveikia planavimo funkcija, už įvairias logistikos paslaugas dažnai permokama, o stichinių nelaimių ar kitų nenumatytų situacijų atveju tokios kompanijos dažnai reaguoja lėčiau arba kartais išvis nesugeba prisitaikyti prie pasikeitusios situacijos.
5 pagrindinės planavimo klaidos
Prieš pradedant detaliau kalbėti apie klaidas ir būdus, kaip jų išvengti, svarbu suprasti, kad įvairios logistinių operacijų optimizavimo iniciatyvos, įskaitant ir planavimą, neįvyksta iš karto, tai yra ilga, tačiau apsimokanti kelionė. Taigi kokio tos klaidos?
- Nepakankamas pasiūlos ir paklausos prognozavimas. Jei negali išmatuoti, negali ir užtikrinti, kad tai bus įgyvendinta. Taip pat tai aktualu ir kai kalbama apie prognozavimą. Tos organizacijos, kurios neprognozuoja pasiūlos ir paklausos, neanalizuoja, kuri dalis prognozės išsipildė, o kuri ne, praranda tobulėjimo galimybę. Analizuojant turimus duomenis bei tobulinant šį procesą, gali būti priimami geresni logistiniai sprendimai.
- Nepakankamas atsargų valdymas. Dar viena klaida, kuri dažnai sukelia nemažai chaoso logistikoje, susijusi su netinkamu atsargų valdymu. Kalbame apie situacijas, kai nesekami inventorinių vienetų kiekiai, dažnai užperkamas per didelis kiekis žaliavų, o tai didina išlaidas, kartu auga ir prekių nurašymai. Pasitaiko ir kito pobūdžio situacijų, kai nepastebima, jog žaliavų lygis nukrito iki kritinio minimumo, tokiu atveju prarandami pardavimai, skaičiuojamos gamybos prastovos, o logistinės operacijos dėl skubumo tampa brangesnės.
- Nesinaudojama technologijomis. Kiekvienos logistikos įmonės personalo palydovas – tai „Excel‘io“ programa. Tačiau organizacijoms, kurios valdo didelius inventorinių vienetų kiekius, vertėtų pagalvoti ir apie kitas technologijų pritaikymo galimybes, kadangi be jų tinkamai priimti sprendimus ir nepasiklysti yra sudėtinga. Tačiau vis dar pasitaiko atvejų, kuomet užsakymai yra atliekami fiziškai nuvykus į sandėlį, o minimalūs atsargų lygiai ir užsakomi kiekiai bei gabenimo būdai parenkami vadovaujantis nuojauta. Šios situacijos didina netinkamų sprendimų kiekį.
- Komunikacijos trūkumas. Komunikacijos tarp skirtingų padalinių stoka – dar viena priežastis, kai sprendimai priimami pavėluotai ir dažnai netinkamai. Kalbame apie atvejus, kuomet, pasikeitus prognozei, pamirštama informuoti arba kai nėra aiškių komunikacijos gairių tarp pardavimų, gamybos ir logistikos padalinių. Tinkamos komunikacijos dažnai trūksta ir tarp tiekėjų bei kitų partnerių.
- Tiekimo grandinės matomumo trūkumas. Komunikacijos tarp skirtingų padalinių stoka – dar viena priežastis, kai sprendimai priimami pavėluotai ir dažnai netinkamai. Kalbame apie atvejus, kuomet, pasikeitus prognozei, pamirštama informuoti arba kai nėra aiškių komunikacijos gairių tarp pardavimų, gamybos ir logistikos padalinių. Tinkamos komunikacijos dažnai trūksta ir tarp tiekėjų bei kitų partnerių.
Būdai, gerinantys logistikos planavimą
Tobulinant planavimą, rekomenduojame pradėti nuo vidinės komunikacijos gerinimo. Susikurkite pardavimų ir operacijų planavimo procesą (angl. Sales and Operations Planning). Apsirašę šį procesą, susikurkite planų formas, svarbi sąlyga – galimybė sekti šių planų tikslumą procentine išraiška. Vėliau raskite sau tinkamą susitikimų formatą šių planų įgyvendinimui bei analizei organizacijos viduje. Taip pat nepamirškite gerinti komunikacijos tarp tiekėjų, logistikos ir kitų partnerių. Čia jums gali padėti vertinimo kortelių sistema. Tai tokia sistema, kai tiekėjai vertinami, kaip jiems pavyksta laikytis sutartinių sąlygų, tuomet konkrečiam tiekėjui skiriamas balas. Rekomenduojama iš anksto sutartyse numatyti iniciatyvas ir nuobaudas už tinkamą bei netinkamą sutarčių laikymąsi. Manome, kad šie metodai padės gerinti prognozavimo funkciją.
Antras žingsnis. Savo veikloje būtina įsidiegti technologijas, kurios padeda priimti labiau pamatuotus sprendimus. Dabartinės technologijos leidžia nusistatyti saugius atsargų lygius (angl. safety stock), įsivertinti optimalų atsargų arba prekių užsakymo lygį, sekti žaliavų apyvartą bei numatyti daugelį kitų veiklų. Šiuo metu technologijos vystosi taip greitai, kad sau tinkančius sprendimus gali rasti tiek didelės, tiek ir mažos organizacijos. Taikydamos šias technologijas, įmonės gali racionaliau planuoti veiklą ir kartu taupyti turimas lėšas.
Trečia. Visuomet ieškokite ir papildomų būdų bei metodų, kaip gerinti komunikaciją tarp padalinių ir partnerių. Nepaisant aptartų metodų, svarbu suprasti, kad planavimas yra glaudžiai susijęs su tarpusavio bendradarbiavimu, o sėkmė arba nesėkmė priklausys nuo to, kaip tarpusavyje bendradarbiaus padaliniai. Todėl labai svarbu ieškoti įvairių, net ir nestandartinių būdų, kaip įmonėje pagerinti komunikaciją ir mikroklimatą. Galite net pasvarstyti apie motyvacinės sistemos įdiegimo galimybę už tinkamai organizacijoje įgyvendintą planavimo funkciją, taip pagreitinsite šios sistemos sukūrimą,
Apibendrindami norime dar kartą atkreipti dėmesį, kad sėkmingai planuoti procesus įmonėje tikrai nėra paprastas ar pigus uždavinys, tačiau tai atsiperkanti iniciatyva. Pradedant diegti naujoves, labai svarbu dirbti su priešiškais nusistatymais, kurių tikrai pasitaikys. Siekdami sparčiau įgyvendinti procesus, pradėkite nuo tų sričių, kuriose lengviausia įdiegti planavimo naujoves, o vėliau prijunkite ir sudėtingesnes bendrovės dalis.
