Ilgalaikės sutartys su transporto bendrovėmis gali tapti jūsų logistikos strategijos pagrindu, užtikrinančiu stabilumą, sąnaudų kontrolę ir efektyvumą. Tačiau dažnai pasitaiko atvejų, kai neaiškiai suformuluoti susitarimai tampa nesusikalbėjimų, nuostolių ir nepateisintų lūkesčių priežastimi. Ypač rizikingos situacijos iškyla šventiniais laikotarpiais ar netikėtų įvykių metu, kai veiklos tęstinumas tampa kritinis. Šiame straipsnyje aptarsime, į ką atkreipti dėmesį, sudarant sutartis su transporto bendrove, kokių detalių nepamiršti ir kaip užtikrinti, kad bendradarbiavimas būtų visiems naudingas.
1. Paslaugų apimtis ir kokybė
Vienas svarbiausių aspektų, sudarant sutartį, – tiksliai apibrėžti paslaugas, kurių tikitės. Labai svarbu aiškiai nurodyti krovinio tipą, išsiaiškinti, kokiu dažnumu reikės vykdyti paslaugą, kaip bus atliekami užsakymai, prieš kiek laiko reikia pateikti užsakymus, taip pat aptarti procesą, kaip bus keičiami užsakymai, atsitikus nenumatytoms situacijoms.
Į sutartis būtina įtraukti kokybės užtikrinimo mechanizmus, pavyzdžiui, nusistatyti paslaugos lygį (angl. Service Level Agreement). Tokie rodikliai, kaip pristatymas laiku, nesugadintas ir pilnai įvykdytas užsakymas (angl. On Time in Full), leidžia objektyviai vertinti paslaugos kokybę. Aiškiai susitarkite, ką reiškia paslaugos standartų nesilaikymas, ir numatykite baudas už pažeidimus. Siekiant maksimalaus rezultato, galima numatyti ir premijas, kurias gaus transporto įmonė, jeigu įvykdys nustatytus parametrus.
2. Kainodara: kas slypi po skaičiais?
Kainodara yra svarbiausias aspektas dirbant ilgalaikių sutarčių pagrindu. Taikant tokį veiklos modelį, atsiranda daug neapibrėžtumo, kadangi situacija rinkoje nuolatos keičiasi. Keičiasi kuro kainos, darbuotojų atlyginimai ir padėtis rinkoje. Todėl, sudarant ilgalaikę sutartį, reikia įvertinti visus galimus kintamuosius.
Taip pat rekomenduojame nesivadovauti vienpuse nauda. Jeigu nusistatysite nekintamą kainą, tais atvejais, kai situacija rinkoje pasikeis ir lems kainų augimą, galite susidurti su situacijomis, kai transporto įmonė vengs vykdyti užsakymus. Skaidrios kainodaros nusistatymas visada leidžia išvengti nesutarimų ateityje. Todėl rekomenduojame į sutartis įtraukti kainų fiksavimo formules ir jų peržiūrėjimo periodus bei iš anksto apsitarti dėl kainų piko periodų metu.
3. Atsakomybės ir rizikos valdymas
Krovinių transportavimas ir bendrai logistika – tai sritis, kur visiškai eliminuoti rizikos yra neįmanoma. Todėl rizikos valdymas turi būti neatsiejama kiekvienos sutarties dalis. Sutartyje turi būti aiškiai nurodyta, kas atsakingas už krovinio sugadinimą, praradimą ar pristatymo vėlavimą.
Jeigu gabenama prekė yra brangi arba krovinių vėlavimas sugeneruos didesnius nuostolius nei nurodo Krovinių gabenimo keliais konvencija, sutartyje įsivardinkite baudas, kurios bus taikomos transporto įmonei.
Gabendami brangius produktus, aiškiai apibrėžkite, kas dengia draudimo kaštus – jūs ar transporto bendrovė. Jeigu gabenate ir brangias, ir pigias prekes, aiškiai nurodykite, kokiems kroviniams reikia papildomo draudimo. Taip pat sutartyse galite nurodyti, kad įmonė, gabenanti brangius krovinius, privalo vadovautis gautomis instrukcijomis, pvz., nestoti nemokomose aikštelėse, važiuoti tik centriniais keliais ir t.t.
Daugelis atlaidžiai žiūri į „Force majore“ sąlygas, tačiau šiuo metu esame veikiami įvairių geopolitinių rizikų, o stichinių nelaimių skaičius kasmet auga. Todėl abiem pusėms pravartu sutarti, kaip tokiu atveju dalinsitės nuostolius.
4. Užsakymų planavimas ir vykdymas
Ilgalaikė sutartis turi užtikrinti lankstumą, ypač jei veikla yra dinamiška ir reikalauja greitų sprendimų. Nurodykite, per kiek laiko iki planuojamos siuntos pristatymo reikia pateikti užsakymą. Pvz., dalinių krovinių transportavimui gali būti reikalingas trumpesnis laiko tarpas nei pilniems kroviniams.
Įtraukite punktus, kurie garantuotų didesnį lankstumą. Pavyzdžiui:
- Galimybė paskutinę minutę keisti maršrutą ar pristatymo laiką.
- Reakcija į skubius užsakymus, pavyzdžiui, skubių siuntų ar gamybai svarbių komponentų transportavimo metu.
- Jeigu sutartyse aptariate konkretų transporto priemonių vienetų pateikimo kiekį, tačiau jūsų veikla pasižymi sezoniškumu, pravartu būtų aptarti paslaugų rezervą šventinių laikotarpių metu.
5. Tvarumo ir socialinės atsakomybės principai
Tvari logistika tampa vis svarbesnė, ypač Europoje. Netolimoje ateityje transportavimo kainą sudarys ne tik frachtas, tačiau ir sunaudotos emisijos (kuo įmonė sunaudos mažiau, tuo mažiau reikės sumokėti už taršą). Taip pat Europos tiekimo grandinės aktas numato, kad prekybos ir gamybos bendrovės (šiuo metu tik didžiosios, tačiau ateityje, tikėtina, visos įmonės turės tuo vadovautis) bus atsakingos ne tik už savo veiklą, tačiau privalės įsitikinti, kad paslaugų teikėjai laikysis tvarumo reikalavimų.
Todėl, jeigu jūsų įmonė jau dabar turi atitikti tvarumo reikalavimus, reikėtų į sutartis įtraukti punktus, susijusius su tvarumu.
Sutartyse įtraukite punktus apie tai, kad transporto įmonės savo veikloje privalo vadovautis tvarumo principais, laikytis teisingų darbo sąlygų reikalavimų ir užtikrinti darbuotojų gerovę, taip pat siekti mažinti taršą. Nurodykite, kad įmonės turi turėti aiškiai apibrėžtas tvarumo politikas arba net sertifikuoti savo veiklą.
Nors šiuo metu tai nėra plačiai taikoma, tačiau jau dabar į sutartis galima įtraukti punktą apie CO2 sunaudojimą 100 kilometrų, nustatyti rėžius, kurių transporto įmonės negali viršyti.
Praktinės situacijos, kai netinkamai aptartos sąlygos generuoja nuostolius
Pasidalinsime keletu pavyzdžių, kurie iliustruoja aptartų sutarties punktų svarbą.
Organizacija, gaminanti įvairius stendus didžiausioms kompanijoms visoje Europoje, pasamdė įmonę, kuri užsiima dalinių krovinių gabenimu, kad ši nuvežtų pagamintą stendą, reikalingą vienos LIDLparduotuvės atidarymui . Nors užsakovas akcentavo pristatymo laiku svarbą, tačiau to neaptarė sutartyje. Transporto įmonė pavėlavo pristatyti krovinį, parduotuvės atidarymas buvo sutrikdytas, o tai generavo keliasdešimt tūkstančių nuostolį. Transporto įmonė sutiko sumokėti žalą pagal įprastą praktiką vėlavimų metu, t.y. 150 EUR už pradelstą dieną.
Prekybinė įmonė užsakė kompiuterių pervežimą. Transportavimo metu kompiuteriai, kurių vertė siekė 200 tūkst. EUR ir svėrė 100 kg, buvo pavogti. Sutartyje nebuvo aptartos krovinių vertės ir kas atsakingas už papildomą krovinio draudimą. Vežėjo draudimas atsiskaitė pagal įprastas CRM draudimo sąlygas (8,33 SDR už kilogramą), t.y. 1029 EUR.
Įmonė sudarė ilgalaikę sutartį su vežėju, kur nustatė nekintamą kainą. Kalėdinio laikotarpio metu transporto įmonė pateikė ultimatumą užsakovui, kad už tokią kainą jie šiuo laikotarpiu negalės vykdyti savo įsipareigojimų ir reikės sumokėti 30 proc. priemoką.
Išvados
Ilgalaikės sutartys yra ne tik teisinis dokumentas, bet ir užtikrinimas, kad abu partneriai galės dirbti stabiliai ir efektyviai. Tinkamai aptartos ir sudarytos ilgalaikės sutartys gali padėti išvengti nesusikalbėjimo ir užkirsti kelią nuostoliams. Skirkite laiko, kad aptartumėte visus svarbius aspektus, taip užsitikrinsite, jog bendradarbiavimas duos maksimalią naudą. Sudarinėjant sutartis, visuomet rekomenduojame vadovautis partnerystės, o ne galios pozicija, t.y. ieškoti abiem pusėms naudingų sprendimų. Kitu atveju rizikuojate, kad sutartys bus nutrauktos, o greitai nesuradę naujo paslaugų teikėjo, galite netekti ir klientų.
