Dinamiškoje verslo aplinkoje efektyvi sinchronizacija tarp pardavimų, marketingo, finansų ir operacijų padalinių įgyja ypatingą reikšmę, siekiant konkurencinio pranašumo. Todėl organizacijoms, kurios nori būti konkurencingos, labai svarbus efektyvus pardavimų ir operacijų proceso (angl. S&OP) įgyvendinimas. Atstovaujame logistikos įmonę ir pastebime, kad būtent šioje srityje kyla nemažai iššūkių, todėl pasidalinsime įžvalgomis, kokios problemos dažniausiai kyla, planuojant pardavimų, tiekimo ir logistinių operacijų veiklą, pateiksime ir keletą patarimų, kaip galima patobulinti šiuos procesus.
Kodėl pardavimų ir logistikos planavimas yra svarbus?
Net jeigu jūsų įmonė gamina išskirtinius produktus, kurie yra labai paklausūs rinkoje, arba net jeigu jūsų produktai turi geriausią vertės ir kainos balansą, nesuderinę pardavimų, tiekimo ir logistinių funkcijų, jūs galite dirbti nuostolingai ir prarasti turimos rinkos dalį.
Pateiksime keletą pavyzdžių.
Įmonė X, siekdama padidinti pardavimus, nustato kainą ir tikisi parduoti Y prekių per Z laiką, kad ši kainos mažinimo iniciatyva atsipirktų. Pradėjus vykdyti kontraktą, pastebima, kad transportuoti tiek prekių per nustatytą laiką neįmanoma, todėl bus pradelstas užsakymo vykdymas ir įmonei X teks mokėti sutartyje numatytas netesybas. Ši problema dažnai kyla todėl, kad, kuriant planus, nebuvo tinkamai komunikuojama su tiekimo ir logistikos padaliniais, nebuvo išsiaiškinta, ar įmanoma apsirūpinti žaliavomis ir išvežti produkciją per sutartyje nustatytą terminą.
Dar viena dažnai pasitaikanti situacija, kai X įmonės pasirašo kontraktą ir numatytomis sąlygomis turi užtikrinti tiekimą. Padalinių vadovai pasitaria tarpusavyje ir identifikuoja, kad yra didelė rizika, jog užtikrinti tiekimo sutartu laiku nepavyks, nes gali nesuspėti atsivežti reikiamų žaliavų ir produkcijos laiku nepagamins. Tačiau nusprendžiama rizikuoti ir kliento užsakymas patvirtinamas. Kai imama vėluoti, įmonė pradeda spręsti problemą ieškodama greitesnių krovinio gabenimo paslaugų arba siunčia produkciją mažesnėmis partijomis. Tokios operacijos yra brangesnės, todėl patiriamas nuostolis.
Kita situacija, kai pasitvirtinami ilgalaikiai tiekimo planai bei logistiniai kaštai, tačiau vėliau dėl rinkos pokyčių transportuoti už numatytą sumą viso arba dalies produkcijos kiekio nepavyksta. Taip vėl patiriamas nuostolis. Tokie įvykiai dažniausiai nutinka tuomet, kai įmonės neturi vidinių arba išorinių statistinių duomenų apie logistikos kaštus ir bendrovės neinvestuoja į ilgalaikį prognozavimą.
Kaip būtų galima išvengti klaidų?
Kad pardavimų ir operacijų procesai veiktų efektyviau, rekomenduojame vadovautis keletu paprastų, tačiau praktikoje patikrintų rekomendacijų.
1. Planuodami visuomet remkitės istorinėmis prognozėmis
Planuodami tiekimo, gamybos ir logistines operacijas, visuomet remkitės istorinėmis prognozėmis, venkite vidinės nuomonės, kuri dažnai gali būti klaidinga. Skirkite ypatingą dėmesį nenumatytų situacijų, kurios galėtų ilginti pristatymo terminus, prognozėms. Visuomet prisiminkite, kad geriau suplanuoti terminus, užsidedant tam tikrą laiko rezervą.
2. Naudokitės technologijomis
Šiuolaikinės technologijos gali palengvinti pardavimo ir operacijų proceso planavimą bei įgyvendinamą. Naudodamiesi moderniomis ERP sistemomis, galite prisijungti prie tiekėjų sandėlių informacijos ir matyti jų prekių likučius bei gamybos prognozes. Remiantis tokia informacija, patogu efektyviau planuoti savo įmonės veiklą. Išnaudojant didžiuosius duomenis, galima pastebėti anomalijas ir joms pasiruošti iš anksto. Dirbtinio intelekto naudojimas taip pat gali padėti priimti tinkamesnius sprendimus ir sumažinti klaidų skaičių.
3. Įmonėje skatinkite bendravimo ir bendradarbiavimo kultūrą
Daugumą klaidų, įvykstančių įmonėje, galima sieti su neefektyvia komunikacija tarp bendrovės padalinių. Bendradarbiavimo ir komunikacijos kultūrą būtina skatinti. Kurdami procesus, visiems padaliniams tinkamai paaiškinkite, kad visų siekiai ir tikslai yra bendri, o kiekviena klaida nėra tik atskiro žmogaus ar padalinio, tačiau visų bendra klaida. Skatinkite formalius ir neformalius susitikimus, kurių metu būtų nuolatos atnaujinama informacija apie užsakymus ir jų vykdymą.
4. Įsidiekite KPI sistemą
Jeigu negalite pamatuoti konkretaus proceso svarbos, tuomet negalėsite užtikrinti ir jo efektyvaus įvykdymo. Norint patobulinti šį procesą, rekomenduojame įsidiegti šiuos tiekimu veiklos efektyvumo indikatorius: suplanuoti logistikos kaštai VS realūs, planavimo tikslumas (angl. Forecast Accuracy), kontraktų įvykdymo kokybė (angl. Customer Service Level), pilnai išsiųstų užsakymų kiekis (angl. Fill Rate), kiek kainavo konkretaus užsakymo įvykdymas (angl. Cost-to-Serve). Šie rodikliai leis identifikuoti vietas, kurioms reikia priežiūros ir pravers ieškant priemonių konkrečių sričių veiklos tobulinimui.
5. Dirbkite su patikimais logistikos partneriais
Nesvarbu, kiek pastangų įdėtumėte į proceso kūrimą, nors vieno iš Merfio dėsnių išvengti vis tiek nepavyks. Todėl visada, rinkdamiesi logistikos partnerius, atkreipkite dėmesį, ar jie gali lanksčiai prisitaikyti prie pokyčių. Taip pat dirbkite su keletu logistikos įmonių, nes, atsitikus nenumatytai situacijai, dažnai transporto bendrovės gali būti tuo ramsčiu, padėsiančiu jūsų planus įgyvendinti laiku. Ir, žinoma, visuomet turėkite pasiruošę atsarginį planą.
Apibendrinant galima pasakyti, kad pardavimų ir operacijų planavimas – tai strateginis procesas, kuris padeda organizacijoms optimizuoti tiekimo grandinės operacijas, padidinti klientų aptarnavimo kokybę ir didinti įmonių pelningumą. Bendrovės, kurios susikuria efektyvų ir pamatuojamą pardavimų bei operacijų planavimo procesą, geriau valdo rizikas, priima labiau pamatuotus sprendimus ir geriau išnaudoja pelno augimo galimybes. Norint užtikrinti šį procesą, svarbią reikšmę turi bendradarbiavimas tarp padalinių, organizacijos pasiruošimas tinkamam šio proceso įgyvendinimui bei suvokimas, kad procesą reikės nuolatos tobulinti.
